BORA DMS – Система за управление на документи и електронен документооборот

Какво представлява BORA DMS?

BORA Document Management System (BORA DMS) е enterprise DMS система и софтуер за електронен документооборот, който автоматизира управлението на документи, workflow процесите, ISO документацията и B2B обмена на данни.

Решението подпомага дигитализацията на документи, електронното деловодство и управлението на фирмени архиви в сигурна централизирана среда с контрол на версии, роли, права и проследимост на действията.

BORA DMS е разработена за нуждите на българския бизнес и поддържа интеграции с НАП, НОИ, e-Фактура, банкови системи и ERP платформи.

Какво е система за електронен документооборот?

Системата за електронен документооборот е софтуер, който автоматизира създаването, съхранението, одобрението, архивирането и проследяването на фирмени документи.

DMS системите подобряват вътрешната комуникация, намаляват използването на хартиени документи и осигуряват централизирано управление на информацията в организацията.

Основни предимства на BORA DMS

• Централизирано управление на документи
• Електронен архив и сигурно файлово пространство
• Workflow automation и процеси на одобрение
• Контрол на версии и audit trail проследимост
• Бързо търсене и достъп до документи
• Поддръжка на ISO документация
• Интеграция с ERP и други бизнес системи
• Електронна бизнес кореспонденция
• EDI и B2B обмен на данни
• Поддръжка на compliance и вътрешни политики

Защо компаниите внедряват DMS софтуер?

Софтуерът за управление на документи помага на организациите да автоматизират бизнес процесите, да намалят ръчната обработка на документи и да подобрят контрола върху фирмената информация.

Ползи от електронния документооборот

• По-бързо обработване на документи
• Намаляване на хартиения архив
• По-добра проследимост на версиите
• Контрол върху достъпа и одобренията
• Автоматизация на workflow процесите
• Подобрена сигурност и архивиране
• По-лесно покриване на ISO изисквания
• Поддръжка на дигитална трансформация

Кореспонденция и електронно деловодство

Модулът за документооборот в BORA DMS позволява управление на вътрешни и външни документи чрез централизирано деловодство, workflow automation и електронна бизнес кореспонденция.

Системата поддържа регистри на документи, автоматично генериране на файлове по шаблони в MS Word, approval workflow процеси и интеграция с останалите модули на BORA BS.

Функционалности

• Регистрация на входяща и изходяща поща
• Организиране на документи в структуриран регистър
• Електронно деловодство и document tracking
• Печат и експортиране на документи
• Генериране на писма, протоколи, сертификати и формуляри
• Изпращане на документи по имейл с един бутон
• Прикачване на файлове към електронни папки
• Workflow управление с фази на одобрение
• Контрол на достъп и потребителски роли
• Бързо откриване и достъп до файлове
• Интеграция с ERP и други модули на BORA BS

BORA QMS – Управление на качеството по ISO стандарти

BORA Quality Management System (BORA QMS) подпомага изграждането и поддръжката на документирани системи за управление на качеството съгласно ISO стандарти и вътрешни фирмени политики.

Софтуерът автоматизира процесите по разработване, одобрение, актуализация и архивиране на документи, като осигурява version control, audit trail проследимост и централизирано управление на ISO документацията.

Основни възможности

• Управление на ISO документация
• Контрол на актуални версии
• Архивиране на стари версии
• Audit logs и проследимост на промени
• Роли и права на потребителите
• Електронно одобрение на документи
• Управление на процеси и процедури
• Поддръжка на формуляри и инструкции
• Централизирана база данни за документи
• Интеграция с електронен архив и файлово пространство

Документи, които системата поддържа

• Процедури
• Инструкции
• Формуляри
• Политики
• Работни документи
• ISO записи
• Контролирани документи
• Вътрешни правила и регламенти

BORA B2B и EDI интеграция

BORA B2B и BORA EDI осигуряват електронен обмен на данни между бизнес партньори чрез стандартизирани формати и автоматизирани процеси.

Системата поддържа EDIFACT, XML, CSV и TXT формати за обмен на търговски, складови и финансови документи между ERP, WMS и счетоводни системи.

Поддържани EDI съобщения

• ORDERS – клиентски поръчки
• ORDRSP – потвърждение на поръчки
• DELVRY – доставка
• DESADV – информация за доставка и опаковки
• WHTRAN – складови документи
• INVOICE – електронни фактури

Допълнителни интеграции

• e-Фактура
• БОРИКА – Банксервиз
• Банкови извлечения
• НАП и НОИ формати
• Пенсионни фондове
• Изипей
• ERP системи
• CRM платформи

Как BORA DMS подпомага дигиталната трансформация?

BORA DMS подпомага дигитализацията на документи и автоматизацията на бизнес процесите, като намалява ръчната обработка, хартиения архив и риска от загуба на информация.

Системата осигурява централизирано управление на документи, workflow automation, approval process управление и интеграция с корпоративни системи.

Как BORA DMS се различава от ERP система?

ERP системите управляват ресурси, финанси, складове и оперативни процеси, докато DMS системите са специализирани в управление на документи, електронен архив, workflow процеси и контрол на фирмена документация.

BORA DMS може да работи самостоятелно или интегрирано с ERP платформа за цялостна автоматизация на бизнес процесите.

Защо да изберете BORA DMS?

BORA DMS комбинира document management, електронен документооборот, ISO quality management и B2B интеграции в една цялостна enterprise платформа.

Системата е подходяща за:

• Производствени компании
• Търговски организации
• Логистични компании
• ISO сертифицирани фирми
• Средни и големи предприятия
• Организации с интензивен документооборот
• Компании с електронен архив
• Организации с approval workflow процеси

FAQ – Често задавани въпроси