Управление на Човешките ресурси

BORA Human Resources (BORA HR) е система за управление на Човешките ресурси за организация на персонала чрез създаване на вътрешно фирмена нормативна уредба,обслужване на процеса по подбор и обучение на персонала, административно обслужване и отчитане на труда.

Концепцията на BORA HR e предназначена за организации с разгърната корпоративна структура за обслужване на Човешките ресурси като:

• Разпределени роли за обслужване на мястото на възникване на информацията с единен процес.
• Обработка на различни системи на заплащане.
• Автоматизация на изчислителните процедури при работа на графици.

Системата BORA HR е съставена от модули и приложения, тематично обособени за различните роли по обслужване на Човешките ресурси:

Организацията на персонала се поддържа от ТРЗ като нормативната база - адекватна на действащото законодателство, щатно разписание - като основен конструкт за планиране на човешките ресурси , трудови норми - като графици за работа.

Подбора на персонала и поддържане на квалификацията чрез планиране на обучение е дейност на компании с динамично наемане на персонал.

Чрез модул Кадри, служителите от Личен състав поддържат картотеката на служителите, с необходимата кадрова информация, документално обслужват персонала, с поддържане на документи и регистри.Картотеката на служителите поддържа комплексен профил на лицата.

Ръководителите на звена могат да извършват отчитането на труда, като оперативна работа, сведено до въвеждане на присъствието във Форма 76.Видовете отсъствия като документи от Кадри автоматично се отразяват във Форма 19 и потвърждават от отчетниците по труда.

Специалистите по заплати координират процесите и фазите на обработка на заплати.

Рекапитулацията и изготвянето на Ведомости на заплатите е централизирана и направлява обобщените резултати, както към персонала, счетоводството и финансите, така и към държавните институции.

Мобилните приложения в BORA HR доставят услуги на служителите за оперативно въвеждане на отпуски, преглед на платежните бележки.

Интеграция

BORA HR като част от общия пакет от системи на BORA Business Suite е тясно свързан с:

BORA DMS - Система за управление на документооборота: Длъжностните характеристики, вътрешно фирмени документи по организация на обслужването на Кадрите и Организацията на Работната заплата, бланките и формулярите се поддържат от Системата по Качество с ревизионен статус.Контролиране на файловото пространство за документите по работните процеси.

Модул Деловодство поддържа регистър на входящата и изходяща кореспонденция, в частност и с обслужване на Персонала и Работната заплата.

Модул Счетоводство в частта си на контекстно осчетоводяване обслужва BORA HR с политика и правила за осчетоводяване, и от друга страна автоматично осчетоводява и публикува счетоводните записвания от Работната заплата с политики за аналитичност и целите на Себестойността.

Системите от BORA Industry Solutions с възможности за отчитане на индивидуалния труд и групова (бригадна организация) публикуват изчисленията за ИРЗ и разпределенията от групова работа в BORA HR.Публикуване на Форма 76 чрез модул Пропусна система, Проекти.

Аналитични отчети, чрез BORA BI

Документите от Кадри за назначаване и освобождаване на служителите и движението на персонала - отпуски се поддържат от BORA Controlling.

Процеси

BORA HR обслужва документооборота с мястото и времето на възникване на информацията и ролите на потребителите.

Основната информация за служителя се съхранява в Картон на служителя и съдържа задължителните идентификационни данни на лицето, неговия професионален профил и реквизити по заплащане на труда, свързани с договорените трудово правни отношения е относително статична.

Актуализацията на Картона на служителя се поддържа преди всичко от документи за промяна на договореностите и обстоятелствата.

Движението на персонала във времето, касаещи работната заплата, се извършва с документи от заповеден характер от Кадри, като начало на трудовия договор или анекси към него, отпуски или временна нетрудоспособност.Тази информация се публикува във Форма 19.

За персонал с предефинирани графици за работа отсъствията, подадени от Кадри (отпуски, болнични) , отработените дни, часове, нощни, празнични и др., автоматично изчисляват от Форма 19 .

Оперативната информация за присъствието и отработените часове за персонал със сумарно отчитане на работното време, може да се подава чрез Форма 76.Електронния формат на Форма 76 може да се получи от Пропусна система или други средства в цифров вид.

Платежната бележка е среда за публикуване и обединяване на кадровата информация и елементите на заплащане от:

• постоянен характер от Договора за трудовите взаимоотношения,
• заповеден характер за неприсъствие (отпуски, болнични и т.н.),
• непостоянен характер, като доплащания за месеца,годишни изравнявания,
• произтичащи от отработеното време.

Платежната бележка е основен източник за формиране на рекапитулации с различно предназначение.

Диалогови и пакетни обработки

BORA HR стартира текущия месец за обработка, за който наред с Картотеката на служителите са създадени и преизчислени Платежните бележки спрямо графиците за месеца, с оптимистичната прогноза за пълно работно време за всеки служител и включени постоянни начисления и удръжки.

В рамките на текущия месец, оперативно Кадри създават документи от заповеден характер и трудово - правни отношения в диалогов режим, които се отразяват и във Форма19.

Отчетниците по труда или електронни системи, отчитат движението на персонала чрез Форма 76 в диалогов режим или пакетен режим с импорт от CSV файлове.

През текущия месец оперативно в диалогов режим или пакетен режим се въвеждат променливи начисления и удръжки за месеца.

След приключване на текущия месец, двата източника за движение на персонала дават окончателното съдържание на Форма 19, за да бъдат изчислени и публикувани в Платежната бележка е необходимо потвърждаването (приключването) от Отчетниците по труда.

Същото се извършва с Платежните бележки, за които има публикувани записи от Движение на персонала или Променливи начисления и удръжки.

Това е достатъчно да се пристъпи към приключване в пакетен режим на Текущия месец, изготвяне на рекапитулации и преминаване в нов месец, което календарно се извършва в Следващия месец.

Преминаването в следващ месец създава среда от нормативни параметри, валидни за периода, като минимална работна заплата и пр., наречени глобални параметри.

За оперативна работа в Следващия месец, за който събитията са текущи, като събития от Форма 76, BORA HR осигурява среда за безпрепятствена работа.

Мобилното приложение BORA HR - `Отпуски е предназначено за обслужване на всеки служител за подаване на Заявление за отпуск и проследяване на Утвърждаване на Заявлението (Заповедта) за отпуск, извършвана чрез BORA Controlling.

Оркестрация на процесите

Въвеждането на информацията от оперативната работа изисква да се извършва безпрепятствено от различните роли на потребители по време на нейното възникване в диалогов режим.BORA HR има контролни функции за анализ на пълнотата на информацията.

Всяка възникнала информация по веригата Картон, Документи по Кадри, Форма 19 и Платежна бележка е свързана с публикуване на последваща информация в предложено състояние, с цел потвърждаване от следващия участник в процеса.

Изготвянето на доплащания от външни източници като премии, променливи начисления се публикуват в платежната бележка в предложено състояние за последващо преизчисляване.

Индивидуалната работна заплата от нормена работа или работа в екип с разпределение на КТУ от BORA IS или друга система, се предпроцесират, с цел контрол и публикуват в Платежната бележка.

Пакетните обработки имат строга последователност и се регистрират в Job Log .Системата позволява Roll Back на пакетните обработки.

Режима на работа на Персонала е продиктуван от системата на заплащане и договореното с работодателя.То варира от предефиниран график до изготвянето на индивидуален график за работа.BORA HR гарантира покриването на нормите на труд от една страна и от друга неговото заплащане, съгласно нормативите като автоматизира процеса.

Организацията на персонала

Организацията на персонала създава средата за разполагане и поддържане на нормативната база за обслужване на трудови правоотношения и правилата за изчисляване на работната заплата.

Нормирането на труда, като графици за работа с предефиниране на нормо часове за отработване, часове в преработка, нощни, празнични и извънреден труд, позволяват автоматизирано почасово Отчитане на труда - Форма 19 по графици.

Щатното разписание е задължително.То се създава по административната структура на компанията, дефиниране на щатни позиции, кодове по НКПД и формира плановия ФРЗ. Щатното разписание задава базисна среда на трудово - правните отношения, които се онаследяват в картона на всеки служител .Като базисна характеристика е вида на трудово-правните отношения:

• Работници и служители по Кодекса на труда;
• Държавни служители
• Лица, които са избрани по силата на закон
• Договори за управление и контрол
• Работещи без трудови правоотношения (гр.договор)

и начина на последващото обслужване за позицията от BORA HR.

Длъжностните характеристики се поддържат с версии динамично и са реквизит на щатното разписание и служителя.Те са и част от Документираната система за качеството.

BORA HR се предоставя на потребителя с пълна настройка от Нормативите по заплащане и базисни елементи на заплащане. Създаден е апарат за описание на елементите на заплащане, като мета език за настройка на формули за изчисляване, натупване на бази, поведение в различните документи.Това позволява гъвкавост при отразяване на нормативни промени, моделиране и начина на изчисляване от потребителите.

Развитието на системата и отразяване на промени от нормативен характер, свързани с изчисляване на работната заплата се извършва с потребителски дружелюбен интерфейс .

За елементите на заплащане от тип Начисления се задава:

• Документи, в които е приложим,
• Какви бази за изчисляване формира,
• Формули за пресмятане,
• Поредност на Платежната бележка,
• Начин на осчетоводяване

Изисквания за контрол, за наличие на начална дата, крайна дата, не застъпване на периоди, изискване за обект (център на разходи) и пр.

За Удръжките се задава:

• Задължително
• Действие: ограничение по време, сума, без ограничение;
• Партида-Персонална, Глобална (обща)
• Начин на осчетоводяване
• Начин на плащане и пр.

Задаването на Календар и графици е задължително.Чрез мощни средства за генериране и поддържане, графиците са основен източник за времевите характеристики по изчисляване на работната заплата.Номенклатурите по обслужването на системата са линейно представени и следват Нормативите.

Кадри

Кадровата информация възниква с подбора на персонала и съпътства целия цикъл на трудовите взаимоотношения и служи да отрази необходимите лични данни, елементите на трудовите взаимоотношения, отпуски, стаж, периоди на здравни и социални осигуровки, образование и квалификация, както и динамични и настройваеми съпътстващи данни.

Картонът на служителя е основна база данни за Кадри и е разделен на тематично страници:

• Персонални данни
• Контакти
• Трудови правоотношения (заплати)
• Стаж и отпуски
• Образование
• Семейство
• Назначение
• Допълнителни характеристики
• Кадрова информация
• Категории

Картоните на служителите са организирани в база от данни като картотека за свободно публикуване на исторически данни и силно контролирана среда за опразване на взаимовръзките на документите от Кадри и състоянието на Картона.

Тематичните данни са структурирани, за целите, обслужването на кадри и заплати и се обслужват от множество номенклатури от нормативен характер:

• Системата на заплащане - дали служителят е на щатна, тарифна заплата или получава възнаграждението си, на база произведеното от него - индивидуална заработка;
• Щатната позиция, от която произхождат съответно неговото НКНП и категорията му по НКПД;
• Степен- ако в организацията има изградена система на заплащане, въз основа на степените на служителите;
• Основният график и група/смяна - определят периодичността и продължителността му на явяване на работа;
• Категорията на труд;
• Вида на социалната осигуровка според номенклатурата на НАП;
• Кода на икономическата дейност - определя реда от таблицата за МОД.

Допълнителните характеристики се доставят, чрез допълнително настройваеми пакети от данни, наречени дименсии за допълнителна структурираща информация.Например: размери на работно облекло, маршрутна линия за идване на работа ,ТЕЛК и пр., характерни за организацията.

Страница Назначения съдържа извадка за всички издадени документи по Кадри за служителя, както и възможността да се създадат нови и да влязат в общия регистър на документи.

Чрез експорт на документа в съответен предефиниран образец в Word, се получава печатното копие на документа и се съхранява като файл във файловото пространство, контролирано от BORA HR.

Картонът на служителя има връзка с така наречените Електронни папки за съхраняване на файлове , свързани със служителя - както за файлове, експортирани от системата така и сканирани или в друг формат.

Картонът има връзка и с Модул Кореспонденция за създаване на други видове документи, свързани с организацията на кадрите като писма, удостоверения, служебни бележки и пр.

При въвеждането и активирането на документи за кадри, описани в таблицата, следва публикуване на съответните кодове във формата за движение на персонала - Форма 19.

Документалното обслужване на персонала, като различни видове трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за отпуск са автоматизирани, с използване на образци на документи и водене на регистри.

Заплатите ползват статичните данни от картона на служителя и динамичните от документите по обслужване на персонала, като се публикуват и предлагат за одобрение.

Отчитане на труда-времево и количествено измерение.

Повременното заплащане на труда за работещи на редовна смяна, въвеждането на видовете отсъствия, осигурява лесно изчисляване на отработеното време и произтичащите от това начисления.

BORA HR предлага мощен апарат за обработка на динамично работно време, с работа на графици, смяна на графици, формиране на индивидуален график и произтичащите от това почасово изчисляване на елементите на труда: тарифна заплата, нощен труд, преработка, празнични, извънреден труд.

Отсъствията се въвеждат като елементи на неплатени, болнични, отпуски, само с тяхната продължителност и се изчисляват автоматично.Това позволява тези данни да се подават от преките ръководители, като форма 76, отдалечено и своевременно.

Формирането на индивидуален график може да се поддържа и от връзка с пропусна система , което обективизира отработените часове.

Заплати

Поддържа, както начисленията, публикувани от обработката на Форма 19, така и динамично въвеждани като ИРЗ или разпределена от групова работа .

Задължителните удръжки по заплати са автоматизирани, като пакети за социално и здравно осигуряване.

Доброволните удръжки могат да се водят партидно, със съблюдаване на срока на действие: по време или количество.

Модул Заплати фокусира процесите, отработва казуси от публикувани данни - от Кадри и Отчитане на труда-Форма 19.

Приключването на месеца и подготовката на данни за следващият месец, се извършва в пакетен режим, с висока автоматизация на пренос на данните за следващ месец.

Ведомости

Приключвателните операции по изчисляване на заплати е свързано с изготвяне на рекапитулации по различни направления: обекти, глобални и индивидуални партиди, категории персонал.

Изготвят се разплащателна ведомост и платежни бележки.

Осчетоводяването на заплатите и публикуването в паричните потоци на заплатите се извършва автоматично в BORA Business Solutions.

Удръжките се направляват към различните обществени системи-НОИ, НАП - в съответните формати.Поддържат се формати за безкасово разплащане към банки.

Изготвят се широк набор от персонални отчети за служителя.

Приложения

BORA HR Mobile-Отпуски е приложение за подаване на Заявление за отпуск от всеки служител и проследяване на Утвърждаване на Заявлението (Заповедта) за отпуск.

Интеграция

BORA HR е интегриран с пакета от системи BORA Business Suite чрез:

DMS - Система за управление на документооборота: Длъжностните характеристики, вътрешно фирмени документи по организация на обслужването на Кадрите и Организацията на Работната заплата, бланките и формулярите се поддържат от Системата по Качество с ревизионен статус.Контролиране на файловото пространство за документите по работните процеси.

Модул Деловодство поддържа регистър на входящата и изходяща кореспонденция в частност и с обслужване на Персонала и Работната заплата.

Модул Счетоводство, в частта си на контекстно осчетоводяване обслужва BORA HR с политика и правила за осчетоводяване и от друга страна автоматично осчетоводява и публикува счетоводните записвания от Работната заплата с политики за аналитичност и целите на Себестойността.

Системите от BORA Industry Solutions: Производство, Сервиз и ремонти, Проекти с възможности за отчитане на индивидуалния труд и групова (бригадна организация) публикуват изчисленията за ИРЗ и разпределенията от групова работа в BORA HR .

Подбор и обучение

Образование и квалификация е регистър за придобития образователен ценз и специфични квалификации със следните реквизити:

• Образование: Образование; Специалност; Организация; Предмет;
• Квалификация: Курс; Преподавател; От дата; До дата; Място на провеждане; Продължителност; Номер на документ; Дата на издаване; Валидно до дата; Договор за квалификация; Стойност на обучението.

Персоналната информация за образование и квалификация участва в механизмите за планиране на квалификацията на персонала, следене на изтичане на валидността на квалификацията и необходимостта за подновяване, както и задължения към организацията, свързани с придобиване на квалификацията.

Движение на персонала - Форма 19

BORA HR организира графиците в две дименсии : Смени и Групи работници, със следното примерно описание

Съчетаването съставлява графика, представен в календарна форма и произтичащите калкулации на основните времеви характеристики на положения труд.

Гъвкавият механизъм на BORA HR за генериране, поддържане и динамично изчисляване на отработените дни, часове в различни аспекти, е в основата на обработката на форма 19 по:

• Дни и Отработени дни,
• Часове, Часове по Норма и Приравнени Отработени часове,
• Нощни и Приравнени нощни часове,
• Часове в преработка и Приравнени Часове в преработка,
• Празнични часове и Отработени празнични часове.

Публикуваното във Форма 19 движение на персонала от документите от Кадри, се проектират в персоналния график на служителя.С приключването на Форма 19 автоматично се изчисляват всички времеви характеристики и се публикуват в Платежната бележка, по съответните елементи на заплащане и алгоритми.

От Форма 19 може да се навигира, като е осъществен достъп за преглед на Платежната бележка от една страна, така също и да се прегледат документите от Кадри, създали записите във Форма 19.

Същото е възможно и от Платежната бележка да се достъпи и прегледа съответно свързаната Форма 19.

Публикуваното движение на персонала от Кадри, не може да се коригира или да бъде премахнато от Форма 19.Това може да се извърши само чрез премахване (унищожаване) на документа основание.Или чрез реципрочен документ.Например: Заповед за прекратяване на отпуск.

По този начин Форма 19 се явява този обединяващ документ на връзка между Кадри и Заплати.

Освен системните взаимовръзки между документите, системата поддържа индикация от документа основание, създал записването.

За служителите със сумарно отчитане на работното време, Форма 76 се експонира във Форма 19 и в процеса на публикуване, контролира несъответствия и застъпване на периоди.

Платежна бележка

Платежната бележка в BORA HR е в ролята за контейнер на начисления и удръжки.Създава се при инициализацията на системата и за всеки новопостъпил служител, с предефиниран набор от елементи на заплащане.Добавят се специфични за служителя начисления и удръжки със съответни политики.При преминаване в нов месец, платежната бележка се онаследява, като елементите от временен характер отпадат.

 Документите от Кадри, свързани с промяна на трудовите правоотношения от поставен характер, актуализират или публикуват нови такива.

Форма 19 изчислява и публикува в Платежната бележка елементите, свързани с присъствието и отсъствията.

Променливи начисления и удръжки за месец, се публикуват от списъци в пакетен режим или добавят, актуализират в диалогов режим.

Източници на начисления от калкулация на Индивидуална работна заплата или групова такава, също публикуват в пакетен режим или добавят, актуализират в диалогов режим.

Изчисленията на Платежната бележка е по алгоритми в зависимост от Системата на заплащане:

• Повременна: Щатна заплата или Тарифна заплата,
• Нормена: Индивидуална Работна заплата.

BORA Mobile HR Отпуски

Приложението е "тънък клиент"  и позволява персонален оторизиран достъп до информацията за ползвания отпуск и и възможност за подаване на Заявление за отпуск и проследимост за решението. Приложението лесно се инсталира от потребителя на персонален компютър.

Приложението доставя следните услуги:

• Администрация: защита на достъпа от потребителя с парола и смяната,
• Заявление за отпуск
• Отпечатване на формуляр
• Преглед на правото на отпуск
• Преглед на използвани отпуск

В2В експорт

Уведомление по чл.62 от КТ се създават от регистъра на документи за кадри и включват: трудови договори, допълнителни споразумения и заповеди за прекратяване на трудови правоотношения.

Отново от регистъра, от документ тип Парични обезщетения се изготвя файл за болничните към НОИ - могат да се разпечатат:

• Придружително писмо
• Опис на документите по чл.3-5,чл.14 от Наредбата Изготвянето на декларации образец 1 и 6,

е въз основа на данните във платежните бележки на служителите.

Счетоводство

Осчетоводяването на Заплатите в BORA HR се извършва в пакетен режим при дефинирани правила в общия счетоводен механизъм на BORA Business Suite.

Генерират се статии за:

• Начисленията;
• Удръжките;
• ДОО и ЗО за сметка на работодателя.

по центрове на разходи и/или служители и с опциите за аналитичност по:

• Категория на обекта
• Елементи на заплащане;
• Категории персонал.

Счетоводните статии от своя страна могат да бъдат експортирани към други счетоводни системи по зададени образци.

BORA Solutions© 5.1.3-1 BORA Human Resources - Принципи на действие