BORA Business Intelligence – Принципи на действие

май 26 2014

BORA BI - Анализи и отчети

Данните - един от особено ценните ресурси на една организация. Те се намират навсякъде в търговските операции, бюджетите, човешките ресурси и пр. Mогат да се съхраняват в множество среди: във файловете, в структурирани бази данни, на различни места в компанията и в различни обеми.

Business Intelligence системите структурират, интерпретират, интегрират тези данни за предоставяне на информация за анализ и управление.

BI могат да трансформират данните във структурирана информация и знание. Това знание е достъпно по всяко време, компактно представено в изчистен интерфейс, насочено по йерархията на управление на организацията.

Организациите организират своите данни и информация по нивата и роли на управление.

Архитектура

BORA Business Intelligence е система за Аналитични бизнес отчети от трето поколение, които притежават апарат за дефиниция на дименсии, процеси и методи с ERP системите и други бази данни. Съчетават отчета и анализа на съхранени структурирани данни в хранилища и оперативни онлайн анализи.

BORA Business Intelligence автоматизират и интегрират оперативните данни, също така изготвят отчети и анализи за решения и действия от исторически натрупани данни в структурирани хранилища за данни.

Данните се представят и анализират дълбочинно по дименсии.

Процесите в оперативните BI системи осъществяват оперативна интеграция на данни от ERP системата и съпътстващи други приложения и файлове.

За целта в BI системата функционират сървъри за осигуряване на възможността на организацията да моделира и представи критични бизнес процеси, тяхното опериране, достигнати нива и известяване, публикуване и представяне чрез интерактивни панели.

Оперативните BI системи дават възможност за планиране, предоставяне и публикуване на отчети и анализи в различни среди до различни групи потребители по йерархията на управление.

Обновяеми анализи и отчети: Автоматично обновяване на анализите и отчетите, базирани на текуща оперативна информация.
Предоставяне и публикуване на информацията. Автоматизация на анализите, отчетите базирани на обновена информация и предоставената на потребителите по нива на отговорност.
Автоматизация на оперативни решения: Известяване на събития и достигнати показатели за критични процеси.

BORA BI може да работи като самостоятелна среда за организация на аналитични отчети.

Мощността на BORA BI е силно разгърната в интеграция със системите от BORA Business Suite с възможността BORA BS като ERP система да бъде източник на данни и да бъде разположено оперативно поддържане на дименсиите за аналитични отчети.

Оперативните отчети се изпълняват директно в базата данни на BORA BS.

BORA BI поддържа структурирана база данни за аналитични отчети, средства за дефиниция на дименсии и методи за трансформация на данни, описание на отчетите и средства за презентация на отчетите.

Отчети в BORA BS

Отчетността в BORA BS е в три слоя:Оперативни отчети;Счетоводни отчети;Аналитични бизнес отчети.

Оперативните отчети са предназначени за проследяване на документно оборота и процесите на оперативната работа със системата.

Счетоводните отчети са предназначени да отговорят на действащите Счетоводни стандарти и законодателство.

Аналитичните бизнес отчети са предназначени за анализи от мениджмънта на една компания и отговорят на изисквикванията на стила и начин на управление на компанията.

Пространство на характеристиките

Всяка от слоевете на BORA BS поддържа дефинитивно пространство от характеристики за разполагане на данните и извличане на информация за съответните цели.

Слоят за Оперативна работа на BORA BS поддържа множество номенклатури основно организирани дефинитивно като „Тип” и „Категория”. Структурирането по категории позволява описание на търговски, финансови, материални и пр. процеси като ERP функционалности.

Счетоводният слой е организиран да поддържа аналитичности за отразяване природата на счетоводните записвания, като категорийния апарат се трансформира в аналитичен.

Слоят на Аналитичните бизнес отчети поддържа дименсии за описание на бизнеса на компанията. Обикновено те са специфични за всяка компания.

Всички отчети в BORA BS са базирани на процесите в компанията в реално време.

Структура на Аналитичните бизнес отчети

Аналитичните бизнес отчети на една компания се базират на счетоводните записвания с разширена аналитичност за Дейност и Направление, общо приети показатели за оценка на бизнеса като баланс и отчета за приходи и разходи и специфични за компанията показатели за ефективност.

Дименсии на Аналитичните бизнес отчети: Аналитичните бизнес отчети поддържат характеристики за дефиниране на потребителско пространство с основни дименсии:

Направления (Divisions);

Дейности (Business fields);
Разходи (Costs)

Към тези дименсии се наслагат аналитичностите и категоризациите на BORA BS за съставяне на детайлни отчети.

Дименсиите се поддържат изцяло в счетоводните записи и в обектите на себестойност и са основата за създаване на Аналитичните бизнес процеси.

Съставянето на счетоводните записи и обектите на себестойност са автоматизирани и произхождат от Оперативните процеси в BORA BS.

По този начин още със възникването на информацията в Оперативните процеси се създават и дименсиите и автоматично се пренасят в счетоводните записи.

Процеси на Аналитични бизнес отчети (BI processes-АМP)

За формирането на резултатите в Аналитичните бизнес отчети се базират на счетоводните записвания и прилежащите дименсии, и при необходимост дълбочинно могат да се ползват аналитичностите в счетоводните записвания и категорийния апарат на оперативната среда.

Типовете процеси в BORA BI са четири типа:

Зареждане (ETL - Extraction, Transform, Loading) - извличане на информацията от счетоводния и оперативен слой;
Разпределение (Distribute) - разпределение на стойностите по позиции към други позиции;
Консолидация (Consolidate-Drill Up) - консолидация на сумите по позиции по нивата на йерархия;
Калкулация (Calculate) - изчисляване на позиции по формули;

Схеми на разпределение (Reporting position distribution-RPD)

Оперативните бизнес процеси в BORA Business Suite за поддържане на дименсиите за целите на Аналитичните бизнес отчети си изпълняват в следните системи:

Първичните документи в BORA BS поддържат дименсиите като се подпомагат от предефинирани подразбиращи се стойности в няколко среди.

Структурните обекти е среда за задаване на една от основните дименсии „Направление”. Самите структурни обекти (отдели, цехове, складове портфейли и пр.) са подразбиращо се първо ниво на Направление.

Характеристики на обекти: Компании с развита структура и потребност от анализ на няколко нива на Направления:

Обект;
Под,под направление
Под направление
Направление;

Подходяща среда са характеристиките на структурни обекти с пряка дефиниция за всеки обект.

Под нивата на направление се къстимизируеми. Например: Под, под направление - „Офис”; Под направление - Регион”.

Номенклатурата на Продукти и материали, Услуги са един от основните източници за предефиниране на дименсията „Дейностите” в компанията.

Дефиницията на „Дейностите” може да се зададе на ниво на категория, и се унаследява до елементите.

За целите на анализа на продажбите и оценка на активностите по търговци, по същият начин може да се зададе и дименсията „Продуктов мениджър”. Подходящо е за относително постоянни зададени роли на търговците в една компания.

За оперативен анализ, за активността на търговците подходящ източник на информация са бизнес процесите, като се ползва извършилия транзакцията от фактурите за продажба или покупка, или Отговорника за даден клиент (контрагент).

Търговски процеси по Покупки и Продажби. При осъществяване на търговската транзакция при продажба, за цялата транзакция може дименсията „Дейност”, която се унаследява в редовете на документа.

Ако не е зададено, в реда на документа се унаследява дейността от Продукти и материали, Услуги. „Дейността” в реда на документа е редактируема.

На края, в процеса на автоматично осчетоводяване, „Дейността” се пренася в Счетоводната статия.

Материали: Сценария е както при търговските процеси.Финансови процеси

Основанията за плащане са среда за предефиниране на дименсията „Дейност” са финансови процеси.

Портфейли: Банка - Дименсията „Дейност” в банковото извлечение се унаследяват от Основанието за плащане и е редактируемо.Каса - Дименсията „Дейност” в банковото извлечение се унаследяват от Основанието за плащане, и е редактируемо.

Счетоводни процеси

Аналитичността в счетоводната отчетност в BORA BS е релативно представена и е свойство на всяко счетоводно записване:

Счетоводна аналитичност: Счетоводна сметка; Обект на себестойност
Структурна аналитичност: Структурен обект; Направление
Бизнес аналитичност: Признак; Дейност

Основен конструкт е сметкоплана с развитие на счетоводните сметки на синтетично ниво до аналитичности, същности за отразяване на природата на записването.

Счетоводната сметка в релация с аналитичности на Структурни обекти и Признаци дава пространството на счетоводната аналитичност, достатъчна за изготвяне на стандартните счетоводни отчети.

За целите на Аналитичните бизнес отчети счетоводното записване поддържа и дименсиите за „Дейност” и „Направление” от описанието на Структурните обекти.

Обекти на себестойност, като самостоятелни калкулативни единици участват в процесите на съставяне на Аналитичните бизнес отчети със собствено описание на дименсии.

Счетоводни сметки и записвания

За целите на Аналитичните бизнес отчети, Счетоводните сметки ,организирани в сметкоплана на компанията, поддържат характеристики.

Задаването на дименсии в счетоводната сметка ограничава описанието на поведението на Сч.сметка само до един отчет и е подходящо за традиционните финансови отчети като Баланс и Отчет на приходите и разходите.

При необходимост за участие на Сч.сметка и в други Отчети подходяща среда е описанието на поведението в Отчети и позиции.

Категории на Обекти на себестойност: Обекти на себестойност са самостоятелни калкулативни единици, проблемно ориентирани в категории.

В категорията предефинирано се описват дименсията „Дейност”, в коя Позиция на отчета ще бъде насочен, и кой метода за разпределние.

При създаването на нов обект на себестойност тези дименсии се унаследяват от Категорията на Обекта на себестойност и могат да бъдат редактирани.

Система BORA Project е подходяща среда за дефиниране на различни организационни активности на компанията, като се дефинират подходящи за дейността типове проект.

Всеки тип проект, в дефиницията му като документ може да се асоциира с определена Категория на ОС. При създаване на проект от съответният тип и обявяването му за Обект на себестойност, дименсиите от Категорията на ОС се унаследяват в Обекта на себестойност.

Система BORA HR с активиране картона на служителя автоматично се създава Обект на себестойност за него.

С отнасяне на персоналните разходи за служителя, Обекта на себестойност може да участва в Отчетите с насочване на персонална позиция за всеки служител или група служители.

Бизнес отчети

Структурата на Аналитичните бизнес отчети следват дефиницията на Отчети и позиции.

Аналитичните бизнес отчети се изготвят чрез представяне на Отчета и неговите позиции в пространството от :

Дименсии:

Направления: Под Направления; Обекти
Дейности: Продуктови мениджъри

Аналитичности

Счетоводни сметки: Групи
Разходи: Тип на разхода; Направление на разхода; Обекти на себестойност

Дълбочинен анализ (Drill down)

Всяка Позиция е консолидирана от аналитичности по дименсии, която може автоматично да се представи като доказателство и за анализ. Специфичните дейности на една компания и степента на важност на показателите формират различен набор от Аналитични бизнес отчети, като избор на броя и последователността на дименсиите.